&Michael.T.Edwardes; &Michael.T.Edwardes.mail;
&Roger.Lum; &Roger.Lum.mail;
2010-07-23
4.5

# Registri

## La vista Registri

La vista Registri contiene la maggior parte delle funzionalità di &kappname;. Questa vista serve per esaminare e inserire i dati delle transazioni nei vari conti. La vista è divisa in tre aree principali: l'area del filtro, la lista delle transazioni e l'area di inserimento.

Questa vista permette diverse azioni fondamentali sulle transazioni: ricerca, visualizzazione, inserimento, modifica ed eliminazione. Inoltre, permette di modificare i dettagli del conto e di riconciliarlo.

La vista Registri

Questa vista contiene tre parti:

- L'area del filtro

- La lista delle transazioni

- Il modulo di inserimento delle transazioni, che può essere visualizzato o nascosto, in base alle impostazioni.

### L'area del filtro

L'area del filtro

È possibile selezionare un conto dal menu a discesa nella parte superiore della vista. È bene notare che in base al tipo del conto, cambia il tipo dimodulo di inserimento delle transazioni visualizzato nella parte inferiore.

Alla destra del menu a discesa dei conti ci sono due campi aggiuntivi. Il campo di ricerca serve a filtrare le transazioni visualizzate nella lista. Vengono visualizzate solo le transazioni che contengono, in un campo qualsiasi, il testo specificato nel campo di ricerca. Il campo Stato è un menu a discesa che permette di visualizzare le transazioni del tipo specificato.

### La lista delle transazioni

La lista delle transazioni

Dopo aver inserito una transazione viene visualizzata nella lista delle transazioni. È possibile modificare le proprietà della transazione e perfino creare nuove transazioni, direttamente dalla lista. Nella lista delle transazioni, l'ordinamento predefinito è quello cronologico, con la transazione più recente per ultima. Facendo clic con il &RMB; sull'intestazione della lista delle transazioni si apre una finestra che permette di modificare l'ordinamento delle transazioni. È possibile modificare l'ordinamento predefinito, come spiegato nella sezione Ordinamento del capitolo Impostazioni di &kappname;.

Nota che la colonna del saldo è basata sull'ordinamento attualmente visualizzato e non sarà calcolata se la schermata è filtrata tramite la casella di ricerca o dal menu a tendina del tipo di transazione, come descritto in precedenza.

In fondo all'elenco delle transazioni, &kappname; visualizza tre valori:

#### Ultimo riconciliato

Questa è la data più recente di riconciliazione di questo conto. La riconciliazione è un processo importante per molti conti, ed è descritta qui.

#### Compensata

Questo è il totale delle transazioni compensate e riconciliate in questo conto. Vedere questa sezione per ulteriori informazioni sugli stati di compensazione e riconciliazione delle transazioni.

#### Saldo

Qui &kappname; visualizza il saldo totale del conto, che è la somma di tutte le transazioni nel conto. Tuttavia, se si seleziona più di una transazione nell'elenco, visualizzerà la somma delle transazioni selezionate. Tornerà al saldo quando sarà selezionata solo una transazione.

### Il modulo di inserimento delle transazioni

I campi contenuti nella parte inferiore della vista Registri variano in base alla configurazione e al tipo di conto visualizzato. Di solito, sono presenti i campi relativi a tutti i dettagli sulla transazione, e alcuni pulsanti per eseguire operazioni sulla transazione. Si possono trovare maggiori informazioni nelle sezioni seguenti.

## Inserimento di transazioni

Ci sono due modi di inserire transazioni nel registro: usando il modulo di inserimento delle transazioni e inserendo i dati direttamente nella lista delle transazioni. Con le impostazioni predefinite, viene visualizzato il modulo di inserimento, quindi sarà il primo ad essere spiegato.

I campi nell'area di inserimento corrispondono alle informazioni relative alla transazione visualizzate nella lista. Ci sono anche altri campi, come Promemoria per descrivere la transazione in modo dettagliato e Categoria. Il pulsante Dividi permette di dividere la transazione in più categorie.

## Uso del modulo di inserimento

Modulo di inserimento

Il modulo di inserimento nella parte inferiore del registro fornisce un'interfaccia per la creazione di transazioni.

In base al tipo e al metodo della transazione che si vuole inserire, ci sono diverse schede nel modulo di inserimento. Fare clic sulla scheda desiderata (deposito, trasferimento o prelievo) e verranno visualizzati i campi appropriati.

È bene notare che il metodo della transazione non viene usato direttamente da &kappname; ma solo per raggruppare e visualizzare le transazioni.

Se non si è sicuri del metodo da scegliere, scegliere Deposito quando si immettono soldi nel conto, Prelievo quando li si tolgono e Trasferimento quando si spostano soldi da un conto ad un altro. I metodi delle transazioni e le loro differenze vengono spiegati più in dettaglio in altre parti di questo manuale.

Selezionare il metodo della transazione facendo clic su una delle schede.

### I campi di una transazione

Inserire le informazioni nei campi disponibili, tenendo presenti queste note. È bene notare che alcuni campi hanno abilitato il completamento automatico. Questo significa che quando si digita qualcosa &kappname; visualizzerà gli elementi che corrispondono ai caratteri inseriti. È possibile selezionare un elemento con il mouse o la tastiera, oppure continuare a inserire il valore se non è nella lista. La prossima volta che si inserirà questo valore, &kappname; lo visualizzerà nella lista, dopo avere digitato alcuni caratteri.

#### Il beneficiario

Il beneficiario è chi riceve o dà questi soldi. Se questo beneficiario non è stato inserito in precedenza, &kappname; chiederà se lo si vuole aggiungere alla lista dei beneficiari. È possibile inserire le altre informazioni relative al beneficiario in un secondo momento, nella vista Beneficiari.

#### La categoria

il campo categoria associa una transazione con una categoria di entrate o uscite per la contabilità e i report; permette anche di raggruppare le transazioni. Digitare il nome della categoria nel campo. Se la categoria inserita non esiste, &kappname; chiederà se la si vuole creare.

Se si vogliono associare parti della transazione a categorie diverse, &kappname; permette di farlo. Ad esempio, si possono ritirare 50€ e usare 10€ per del cibo, 20€ per della birra e tenere 20€ di contanti. In questo caso, la transazione verrà associata con tre categorie: Cibo, Birra e Contanti. Per inserire la transazione si usa la funzione Transazioni divise, spiegata più avanti.

Vedere la sezione campi di &kappname; per maggiori informazioni sull'uso di questo campo.

#### L'etichetta

Le etichette sono state introdotte nella versione 4.7 di &kappname;, e non sono documentate in modo completo in questo manuale. Le etichette sono simili alle categorie e possono essere utilizzate per mantenere una visualizzazione ortogonale delle categorie. Ad esempio, è possibile avere una categoria per ogni tipo diverso di spesa automobilistica, e poi avere un'etichetta per ogni veicolo. Così come per le categorie, è possibile selezionare dall'elenco a tendina o digitare il nome di una nuova etichetta e ricevere la richiesta di creazione di una nuova etichetta con quel nome.

#### Il promemoria

È possibile inserire un promemoria con più righe, per ricordare meglio il motivo della transazione.

#### Il numero dell'assegno

È possibile inserire il numero dell'assegno, se lo si desidera. È bene notare che il numero dell'assegno può essere visualizzato sempre, se si vuole; è possibile configurare questo aspetto nella finestra Impostazioni.

#### La data

È necessario specificare la data in cui è avvenuta la transazione. Vedere la sezione campi di &kappname; per maggiori informazioni sull'uso del campo data in modo più semplice e veloce.

#### L'importo

Infine, inserire l'importo della transazione nell'apposito campo. Notare che può essere visualizzata una semplice calcolatrice, facendo clic sull'icona nella parte destra del campo, inserendo il carattere % nel campo o inserendo una formula, come 12 + 3. La calcolatrice verrà aperta alla pressione del simbolo +.

Quando si sono riempiti tutti i campi desiderati, premere Inserisci. Se si preme Inserisci per sbaglio, prima di aver inserito tutti i dati, fare clic su Modifica per riprendere l'inserimento.

## Inserimento diretto delle transazioni nella lista

Inserimento diretto delle transazioni

Il secondo modo di inserire le transazioni nel registro è l'inserimento diretto nella lista stessa.

Per fare ciò, bisogna prima configurare &kappname; in modo da non usare il modulo di inserimento delle transazioni, andando nella finestra delle impostazioni e disabilitando l'opzione Mostra modulo transazione.

Si può eseguire questa operazione andando in Impostazioni Configura &kappname; dalla barra dei menu e selezionando l'icona Registro sulla sinistra. L'opzione da disabilitare è Mostra modulo transazione. Poi bisogna fare clic su OK e si è pronti a inserire direttamente le transazioni nella lista.

### Iniziare la modifica

Ora, per inserire una nuova transazione nel registro, è possibile fare clic su una riga vuota, premere &Ctrl;Ins o fare clic su Nuova nella parte inferiore della finestra. Ci si può spostare nella lista con i tasti freccia Su e Giù. Dopo aver premuto &Enter; o aver fatto doppio clic su una riga, la lista delle transazioni visualizzerà i campi richiesti per l'inserimento della transazione e permetterà di inserire i valori.

Ci si può spostare tra i campi con &Tab;. Alla fine, premere &Enter; per confermare i cambiamenti o &Esc; per annullarli.

Se è selezionata l'opzione Usa Invio per spostarti tra i campi, il tasto &Enter; passa al campo successivo, come il tasto Tab, tranne se il campo selezionato è l'ultimo: in questo caso conferma le modifiche.

Scegli il metodo di inserimento delle transazioni che preferisci, è questione di gusti.

## Transazioni divise

La funzione di divisione delle transazioni permette di dividere una transazione in più categorie, che possono rappresentare, ad esempio, oggetti diversi comprati insieme in un negozio.

Per inserire una transazione divisa, usando il modulo di inserimento delle transazioni o dalla lista delle transazioni, inserire una transazione come al solito, compreso l'importo. Poi, al posto di inserire la categoria, fare clic sul pulsante Dividi. Se si è già selezionata una categoria, questa diventa la prima voce nella lista delle divisioni.

Nella schermata di modifica delle divisioni, per inserire una sotto-transazione fare doppio clic su una linea vuota o premere &Ctrl;Ins. Specificare la categoria e l'importo; inserire (se si vuole) un promemoria. Per confermare questa suddivisione, premere il pulsante con il simbolo di spunta verde sotto alla categoria. Per annullare, premere il pulsante con la croce rossa.

Dopo l'inserimento di una suddivisione, la parte inferiore della finestra mostra quanto dell'importo della transazione non è ancora assegnato. Dopo aver inserito tutte le suddivisioni, premere il pulsante OK per salvare l'intera transazione. Se una parte dell'importo non è ancora assegnata, verrà chiesto se si vogliono modificare le suddivisioni, modificare l'importo totale della transazione o lasciare una parte della transazione non assegnata.

Notare che il campo categoria nel modulo di inserimento delle transazioni ora visualizza Transazione divisa.

Transazioni divise Transazione divisa

## Modifica di transazioni

Per modificare una transazione, selezionarla nell'elenco e fare clic su Modifica nel modulo di inserimento, o fare clic con il &RMB; sulla transazione e scegliere Modifica dal menu. Se si stanno modificando le transazioni direttamente nella lista, è possibile iniziare la modifica facendo doppio clic su una transazione o premendo &Enter; dopo aver selezionato una transazione.

## Eliminazione di transazioni

Per eliminare una transazione, selezionarla nella lista, fare clic con il &RMB; e selezionare Elimina dal menu oppure fare clic su Elimina nel modulo di inserimento.

## Transazioni corrispondenti

Normalmente, quando si importano le transazioni da QIF, OFX o HBCI, &kappname; cercherà automaticamente le corrispondenze con le transazioni inserite. Per permettere differenze nella data, c'è un'impostazione predefinita di 4 giorni, che può essere cambiata nelle impostazioni, nella sezione Registro/Importazione. Le transazioni corrispondenti verranno evidenziate in verde. Prima di completare l'importazione, si dovrebbero controllare queste corrispondenze e rimuoverle, se necessario.

Se ci si accorge che non è stata rilevata la transazione corrispondente ad una transazione importata, è possibile aggiungerla manualmente. Notare che aggiungere la corrispondenza non è come eliminare una delle due, come potrebbe sembrare. In particolare con OFX e HBCI, è importante non cancellare la transazione importata, perché altrimenti verrà importata di nuovo la prossima volta. Questo deriva dal fatto che i formati moderni di importazione, come OFX e HBCI, usano un ID della transazione per identificare le transazioni. Se si elimina la transazione importata, viene eliminato anche l'ID della transazione, quindi il processo di importazione non ha modo di riconoscere che quella transazione è già stata importata.

La soluzione a questo problema è indicare a &kappname; che le transazioni corrispondono, usando l'interfaccia per la corrispondenza manuale. Questo permette di far corrispondere una transazione importata con una transazione inserita manualmente (non importata). Per fare ciò, selezionare una delle transazioni da far corrispondere, poi selezionare l'altra, facendo clic su di essa mentre si tiene premuto il tasto &Ctrl;, e selezionare Combina dal menu contestuale. In questo modo, il colore di sfondo diventerà verde e le transazioni verranno associate e combinate. Affinché possano essere combinate, le transazioni devono avere gli stessi dettagli, a parte la data che può differire del numero di giorni specificato nelle impostazioni, come detto sopra. Se il risultato è accettabile, fare clic sulla transazione combinata e selezionare Accetta.

Durante l'importazione degli estratti in linea - direttamente o importando un file scaricato - &kappname; cerca di rilevare le corrispondenze delle transazioni, in base al nome del beneficiario e all'importo della transazione. Se viene rilevata una corrispondenza non corretta, può essere rimossa.

L'interfaccia per la corrispondenza delle transazioni non permette di combinare due transazioni importate o due transazioni inserite manualmente.

## Lo stato Compensata

Una transazione può avere tre stati: non riconciliata, compensata (C) e riconciliata (R). Quando si inserisce una transazione, le viene assegnato lo stato Non riconciliata. Una volta che la banca registra la transazione, l'utente può segnarla come Compensata (C). Quando si riceve l'estratto conto, dovrebbe contenere tutte le transazioni Compensate.

Lo stato Compensata stato compensata

Quando si riconcilia un conto, si marcano le transazioni come Compensate e si controlla che la differenza tra il bilancio iniziale e le transazioni compensate corrisponda al bilancio finale presente sull'estratto conto. In questo caso, si «termina la riconciliazione», cioè si segnano tutte le transazioni Compensate (C) come Riconciliate (R).

Se si prova a modificare una transazione con almeno una suddivisione marcata come riconciliata (R), verrà visualizzato un avvertimento.

C'è un quarto stato (congelata (F)), ma non c'è ancora un modo per impostarlo. È riservato ad uso futuro. Se una transazione ha almeno una suddivisione nello stato Congelata, non può essere modificata.

## Impostazioni delle transazioni

Ci sono diverse impostazioni che modificano l'aspetto e il comportamento della vista Registri riguardo alle transazioni. È possibile accedere a queste impostazioni dal menu, selezionando Impostazioni Configura &kappname; e selezionando l'icona Registro dalla lista sulla sinistra.

La maggior parte delle impostazioni si spiegano da sole. Per chiarezza, spieghiamo alcune delle impostazioni.

- Mostra modulo transazione (nella scheda Visualizza) - deselezionare questa opzione per nascondere il modulo di inserimento delle transazioni nella parte bassa della finestra. Le transazioni possono essere comunque inserite, direttamente nella riga vuota alla fine dell'elenco delle transazioni, attraverso un'interfaccia più compatta.

Queste immagini visualizzano l'inserimento diretto delle transazioni e, a confronto, il modulo di inserimento.

Il modulo di inserimento delle transazioni

Il modulo di inserimento delle transazioni Modulo di inserimento delle transazioni

Transazioni inserite direttamente

Transazioni inserite direttamente Inserimento diretto

- Mantieni le modifiche quando si seleziona un'altra transazione/suddivisione - selezionando la riga seguente nella finestra di modifica delle suddivisioni le modifiche verranno mantenute; altrimenti sarebbe necessario premere il pulsante con il segno di spunta verde per confermare le modifiche.

## Altre funzionalità

Sono disponibili altre opzioni nel menu Opzioni della transazione, a cui si può accedere facendo clic con il &RMB; su una transazione nell'elenco.

Il menu contestuale Opzioni della transazione Opzioni transazione

Alcune opzioni sono: la visualizzazione del beneficiario, la creazione di una transazione pianificata e la modifica dello stato della transazione.

Per modificare le informazioni del conto dalla vista Registri, selezionare Conto dalla barra dei menu. Da questo menu è possibile modificare i dettagli del conto, o aprire il menu di riconciliazione, che permette di far corrispondere le transazioni inserite con quelle di un estratto conto di un conto corrente o di una carta di credito.